ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIO: Analizar el inventario para maximizar la rentabilidad


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1 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIO: Analizar el inventario para maximizar la rentabilidad

2 Una solución empresarial de Microsoft. Es algo más que un simple ERP MANUFACTURA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIO: Analizar el inventario para maximizar la rentabilidad Por. Jon Schreibfeder 1

3 Su Rentabilidad está Vinculada a su Inventario Todas las compañías buscan mejorar su rentabilidad. Se invierten innumerables horas en reuniones ideando formas para reducir los costos operativos mientras incrementan las ventas y los márgenes brutos. Desafortunadamente, la administración en muchas compañías supone que: Todo el material que se encuentra en este momento en inventario es necesario para dar un buen servicio a los clientes. Los costos se pueden bajar mejor al reducir los salarios, disminuir las prestaciones y aprovechar cualquier monto posible dentro del presupuesto de operaciones. El personal de ventas debe enfocarse en incrementar el dinero en ventas y el dinero en las utilidades de margen bruto. Los compradores deben pedir todo lo que el personal de ventas solicite para ayudarles a lograr esos objetivos. La nueva tecnología de almacén es un gasto que no se puede costear fácilmente. En la búsqueda por maximizar el retorno sobre la inversión, muchas organizaciones no examinan su inversión en el inventario. Esto es desafortunado debido a que mejorar la manera en que usted controla y administra su inventario puede tener el mayor potencial para mejorar las utilidades de su organización. 2

4 Problemas Comunes de Inventario Los distribuidores a menudo sufren en forma simultánea de quejas conflictivas relacionadas con el inventario: Muchísimo inventario muerto en el almacén. Falta frecuente de inventario y pedidos incompletos de productos populares. Demoras en completar y enviar pedidos a los clientes. Tienen demasiado producto equivocado y no cuentan con el suficiente producto necesario para proporcionar un nivel más alto de servicio al cliente. Además, las bodegas de la compañía pueden no estar diseñadas y organizadas para reducir los costos de surtir los pedidos de los clientes. Cómo afectan estos desafíos de inventario a la rentabilidad de la compañía? El inventario muerto no proporciona un retorno sobre la inversión. El dinero invertido en un inventario excesivo no está disponible para otras oportunidades para ganar utilidades. La falta de inventario da como resultado pérdida de utilidades debido a que las solicitudes de los clientes para los productos no se pueden surtir. Las operaciones ineficientes de la bodega requieren de excesiva mano de obra y equipo. Hay algunos que no estarían de acuerdo en que resolver estos problemas es muy importante. Este documento analiza diferentes ideas que le ayudarán a mejorar la productividad y rentabilidad de su inversión en el inventario. 3

5 Entender que el Inventario Muerto tan Sólo Vale su Valor de Salvamento Cuando los inversionistas compran acciones en una compañía, no ganan utilidades sobre su inversión. Es hasta cuando venden esas acciones en más de lo que pagaron por ellas que obtienen un retorno sobre su desembolso. De la misma manera, un distribuidor no obtiene utilidades hasta que el material adquirido ha sido revendido a un cliente a un precio mayor al de su costo. El inventario muerto está compuesto por artículos de inventario almacenado que no se han vendido dentro de un tiempo razonable (por lo general 12 meses). Es equivalente a acciones de una compañía en quiebra. Muchas compañías han invertido decenas de miles, cientos de miles o incluso millones de dólares en material que sus clientes simplemente no quieren. 4

6 Entender que el Inventario Muerto tan Sólo Vale su Valor de Salvamento El impacto del inventario muerto en el retorno sobre la inversión de una compañía puede ser devastador. Veamos una métrica de análisis común, el retorno sobre la inversión del margen bruto (ROIMB). El ROIMB se calcula al dividir los dólares de utilidad bruta anual del distribuidor entre su inversión promedio en inventario: ROIMB = Dólares de utilidad bruta anual Inversión promedio en inventario Uno de nuestros clientes ganó US$2,340,610 en dólares de utilidad bruta en los últimos 12 meses y logró una inversión promedio de inventario de US$1,843,000. Esto produjo un ROIMB de 1.27 (US$2,340,610 US$1,843,000). En otras palabras, la compañía ganó US$1.27 por año por cada dólar de su inversión promedio en inventario. Pero el 12% del valor total del inventario (US$221,160) se invirtió en material que no se vendió en los últimos 12 meses. Esto es el valor del "inventario muerto" tan sólo al valor de liquidación. Si nunca se hubiera adquirido este inventario muerto, el ROIMB de la compañía hubiera sido sustancialmente mayor: US$2,340,610 (US$1,843,000 US$221,160) = 1.44 Esto representa un incremento en el retorno sobre la inversión de 13.4% [( ) 1.27]. Esta mejora importante en la rentabilidad sugiere que vale la pena que las compañías se enfoquen en reducir su inventario muerto. Cuál es el valor de su inventario que no se ha vendido en los últimos 12 meses o más? En cuánto se podría incrementar su retorno sobre la inversión si estas cosas no estuvieran en su almacén? Es común manejar el inventario muerto después de los hechos, esto es, tratar de liquidar aquél inventario que no se ha movido por un valor de "salvamento" tan alto como sea posible. Pero es mucho más efectivo evitar que el "inventario muerto" llegue a su almacén. Algunas personas se sorprenden al saber que una gran cantidad del inventario muerto ya está muerto desde que llega ; está compuesto por cantidades remanentes de un embarque inicial de un nuevo artículo de inventario. Este fenómeno por lo general se debe a varios factores: 5

7 Entender que el Inventario Muerto tan Sólo Vale su Valor de Salvamento Cantidades Remanentes de Artículos de Pedidos Especiales Si necesita solicitar más de un producto que no tiene en inventario de lo que su cliente desea comprar o de lo que puede pagar por él, terminará con un inventario remanente que reducirá de manera significativa su rentabilidad en una venta fuera de inventario o incluso le hará perder dinero. Veamos un ejemplo: Un cliente desea 15 piezas de un producto que no tiene en inventario que le cuestan US$10 cada una y las vende con un margen bruto del 25%. Se debe solicitar el producto a un proveedor en cajas de 24 piezas. Luego, se entrega al cliente y, al observar la factura, parece que tiene una buena utilidad: Pero qué sucederá con las nueve piezas de producto A100 que no se vendieron al cliente? No son productos normales de inventario y probablemente terminarán como inventario muerto y tendrá que liquidarlos en algún momento en el futuro. Si consideramos el costo de este inventario muerto futuro dentro del análisis de la operación, su utilidad de inmediato se convierte en pérdida: Esta situación es aún peor si pagamos una comisión a los vendedores con base en el margen bruto. El vendedor logra una comisión mientras que la compañía de hecho pierde dinero. Para evitar esta situación, es necesario asegurar que ocurra alguna de las siguientes acciones cuando se hace un pedido de algún producto que no sea de inventario para un proveedor: El cliente compra la cantidad total del producto que se debe solicitar al proveedor. El precio de venta al cliente se basa en el costo total del material que la compañía debe adquirir. El costo total de un producto fuera de inventario que se adquiere se carga a la comisión del vendedor. 6

8 Entender que el Inventario Muerto tan Sólo Vale su Valor de Salvamento Se Ignora el Inventario Específico del Cliente Muchos distribuidores almacenan un producto específicamente para un cliente único. Con frecuencia, no se dan cuenta que un cliente ha dejado de comprar uno de estos artículos hasta que se realiza un inventario físico y alguien pregunta: cuándo fue la última vez que la Compañía ABC compró esto? Tenemos demasiado en el anaquel". Es muy caro mantener un inventario para el uso exclusivo de un cliente. Se debe adquirir el producto con regularidad en las cantidades que el cliente haya acordado comprar. Es vital que los distribuidores revisen el estado de las existencias de todo inventario específico de un cliente al menos una vez al mes para evitar la posibilidad de que este material muera lentamente en el anaquel. Cantidades Remanentes de Productos Obsoletos Introducir nuevos productos al mercado es emocionante. Con frecuencia, el inventario remanente de artículos que ahora son obsoletos por un nuevo producto, es algo que no se toma en cuenta. Cuando finalmente se descubre este inventario activo, la única manera de liquidar estas existencias es venderlas por su valor de desperdicio. Como parte de su política para introducir nuevos productos, asegúrese de insistir en un plan para liquidar el inventario restante de cualquier existencia obsoleta. Cuanto más tiempo permanezca un inventario obsoleto en su almacén, menos posibilidades tendrá de encontrar un comprador que pueda dar un uso práctico a ese material. 7

9 No Exagere el Margen Bruto Debemos comprar una cantidad importante para tener un menor costo unitario. Necesitamos tener un mayor margen bruto. Ha escuchado esto en su organización? Muchas compañías se enfocan en maximizar sus márgenes brutos. Probablemente, la gerencia de ventas conozca mejor sus márgenes brutos actuales y los objetivos de márgenes brutos que la fecha de cumpleaños de sus cónyuges. Pero, es adecuado dar tanto énfasis al margen bruto? Es una verdadera medición de la rentabilidad corporativa? De nuevo, veamos un ejemplo: Las condiciones del mercado requieren que los Distribuidores ABC vendan el Producto #A100 en US$25.00 cada uno. Este producto se puede adquirir en tres cantidades: La demanda de esta parte es de 50 piezas al mes. El personal de ventas presiona al comprador para que adquiera 250 piezas de una vez. Desea tener un margen de 26.0%. Pero, comprar 250 piezas de una vez maximizará la utilidad neta de la compañía? Para determinar qué cantidad de compras resulta en una mayor utilidad para la compañía, debemos comparar el descuento que se recibe en cada uno de los niveles de compras contra el costo de mantener una mayor cantidad de este producto por un periodo más largo. Supongamos que el costo anual de mantener un inventario es de 24% o 2% al mes (24% 12 meses) para los Distribuidores ABC. *Esto significa que cuesta 24 centavos mantener el valor de un dólar de inventario en la oficina de los Distribuidores ABC durante un año completo. Cuál es el costo de mantener cada cantidad posible de compra durante el tiempo necesario para vender todo el embarque? 8

10 No Exagere el Margen Bruto Primero, determinemos cuánto tiempo se requiere para vender la cantidad total y la cantidad promedio que tendrá a la mano durante ese periodo: La cantidad promedio a la mano durante el tiempo que se requiere para vender toda la cantidad comprada es la mitad de la cantidad de compra. Por qué? Porque en la mayoría de los casos la mitad del tiempo usted tendrá más de la mitad de la cantidad de compra en el anaquel, y la otra mitad del tiempo tendrá menos de la mitad de la cantidad de compra en el anaquel. El costo de mantener cada cantidad comprada se calcula al multiplicar el valor promedio a la mano por el costo de manutención mensual por el número de meses en que cualquier parte del embarque se mantendrá en existencia: Al dividir el costo de mantener cada embarque entre la cantidad de compra, determinamos el costo de mantener cada pieza de inventario. Al sumar esta cantidad al costo neto unitario, podemos determinar el costo total de comprar cada pieza y mantenerla en inventario antes de su venta: 9

11 No Exagere el Margen Bruto Observe que debido al alto costo de mantener un inventario de 250 piezas en existencias durante el tiempo necesario para vender todo este embarque, la cantidad de 100 piezas, o la cantidad intermedia, resulta en el costo total más bajo y, por lo tanto, el que produce la mayor rentabilidad. Muchos distribuidores se sorprenden al saber que la rotación del inventario es muy importante para la rentabilidad general corporativa al igual que lo son los márgenes brutos. La rotación de inventario mide el número de veces que usted vende su inversión promedio en inventario cada año, y se calcula con la siguiente ecuación: Costo de los bienes vendidos durante los 2 meses anteriores Inversión promedio de inventario sobre los 12 meses anteriores Otra manera de expresar la rotación de inventario es el número de oportunidades que tiene de ganar una utilidad por cada dólar que ha invertido en inventario. Por ejemplo, si el costo total de los bienes vendidos en los últimos 12 meses es de US$10 mil y el valor promedio de inventario es de US$5 mil, el valor de rotación anual del inventario es de 2.0 (US$10 mil US$5 mil). El valor promedio de US$5 mil se vendió dos veces en los últimos 12 meses. Si el precio total de ventas para el material es de US$13 mil, la compañía obtuvo un retorno anual de US$3 mil en una inversión promedio de US$5 mil. Si la compañía adquirió pequeñas cantidades con mayor frecuencia y redujo la inversión promedio de inventario a US$2,500, habrá ganado los mismos US$3 mil con la mitad de inversión. 10 Los restantes US$3 mil se podrían invertir en otros productos que proporcionen otras oportunidades para generar utilidades.

12 No Exagere el Margen Bruto A pesar de ser una forma muy popular de medir la rentabilidad de las ventas, al margen bruto no lo afectan los cambios en la inversión en inventario. Esta característica tan desafortunada puede dar información engañosa para la administración. Los costos de capital y operativos por lo general se reducen a medida que disminuye la inversión de un distribuidor en el inventario. Después de todo, no hay tanto dinero atado en las existencias, no existe tanto inventario al cual se le deba dar seguimiento y una cantidad menor de material está sujeta a mermas y obsolescencia. Un margen ajustado es similar al margen bruto en la medida en que son dólares de utilidades anuales divididos entre los dólares de ventas anuales. Pero para lograr una medición más significativa y completa de la rentabilidad, el cálculo del margen ajustado resta el costo anual de manutención de una inversión promedio en el inventario de los dólares de utilidad bruta: Margen ajustado = [Dólares de margen bruto anual (Promedio del costo anual de manutención x Inversión anual de inventario)] En el ejemplo anterior, si la compañía tuvo un costo anual de transportar inventario de 24% y un inventario promedio de US$10 mil, se obtendría un margen ajustado de 4.6%: [US$3 mil (0.24 x US$10 mil)] US$13 mil = 4.6% Si la inversión promedio en inventario se reduce en US$5 mil, el margen ajustado se triplicaría a 13.8%: [US$3 mil (0.24 x US$5 mil)] US$13 mil = 13.8% 11 Muchos distribuidores han descubierto que el margen ajustado es una de las mejores herramientas disponibles para medir la rentabilidad de las ventas al tiempo que les permite mantener el control de su inversión en el inventario

13 Las Prácticas Eficientes de Almacén Mejoran la Rentabilidad El inventario se almacenó en una bodega o en alguna otra instalación de almacenamiento antes de utilizarse para surtir los pedidos de los clientes. La eficiencia con la cual se almacena este inventario afecta directamente la rentabilidad corporativa. Por qué? Porque recibir el material al igual que procesar y surtir los pedidos de los clientes constituyen costos del negocio. Mientras que un solo factor de costos de almacén podría no tener un efecto significativo sobre la rentabilidad corporativa, el costo total adicional en que incurra una empresa por las operaciones ineficientes de un almacén pueden tener un efecto significativo sobre la rentabilidad total de la empresa. Los Productos se Deben Almacenar para Reducir los Costos de Surtir los Pedidos Si paga a un bodeguero US$15 por hora (incluyendo prestaciones) y esta persona puede surtir, empacar y enviar un promedio de 20 artículos de línea por boleta por hora, le cuesta US$0.75 elegir cada artículo de línea (US$15 por hora 20 artículos de línea). Éste es uno de los gastos que debe restar de sus dólares de utilidad bruta para determinar la utilidad neta. Si el inventario se puede almacenar de una manera más eficiente para reducir el costo de surtir los pedidos, este mismo trabajador podría elegir 10 artículos de línea más por hora (80 artículos de línea más por día), lo cual reduce los costos de surtir cada artículo de línea a US$0.50 (US$15 por hora 30 artículos de línea). Si la bodega surte 300 pedidos por día con un promedio de cuatro artículos de línea cada uno, los ahorros reales serían de US$300 por día (1,200 US$0.25 por línea) o US$75 mil anuales (suponiendo 250 días hábiles al año.) Cómo se puede almacenar el inventario de manera más eficiente? Asignar las Ubicaciones Principales de Selección para los Productos que se Solicitan con Mayor Frecuencia (sin importar la cantidad) en las Ubicaciones de Almacenamiento más Accesibles. La mayoría de las bodegas están organizadas en la "forma tradicional"; los artículos similares se almacenan juntos dentro de una "secuencia lógica". Por ejemplo, un grupo específico de productos se puede acomodar con base en el número de parte del fabricante o se pueden organizar por tamaño o color. Pero los productos similares no necesariamente se venden o utilizan a la misma velocidad. Para la mayoría de los distribuidores, un porcentaje muy pequeño de los productos representa una gran cantidad de las solicitudes de los mismos. 12

14 Las Prácticas Eficientes de Almacén Mejoran la Rentabilidad Y muchas líneas de productos diferentes tienen algunos de estos artículos "Súper A". Si los productos se almacenan en la manera tradicional, la persona que selecciona los artículos tendrá que caminar por todo el almacén, pasando de artículos de menor movimiento e incluso por inventario muerto para poder llegar a la ubicación de almacenamiento en donde se encuentra un producto muy popular. Y el espacio específico en el cual se encuentra este producto de rápido movimiento puede ser un anaquel alto o una ubicación accesible sólo mediante el uso de una escalera o un montacargas. Si estos productos de rápido movimiento se almacenan en las ubicaciones de más fácil acceso en el almacén, las personas que surten los pedidos no necesitan recorrer todo el almacén o ir a los anaqueles altos para surtir los pedidos de los clientes. La mayoría de las actividades de selección se pueden confinar a una pequeña área del almacén. Como resultado, se pueden surtir más pedidos en el mismo tiempo. Utilice las Tecnologías de Código de Barras y Otras de Gestión de Almacenes para Reducir Errores y Mejorar la Rentabilidad Con qué frecuencia alguno de sus clientes recibe la cantidad incorrecta de un producto solicitado o incluso el artículo equivocado? Observe que cada vez que se genera un error de selección, éste reduce las utilidades netas de su compañía: El costo de surtir un pedido al menos se duplica conforme selecciona, empaca y envía un pedido de reemplazo. 13

15 Las Prácticas Eficientes de Almacén Mejoran la Rentabilidad La cantidad a la mano de un producto que se ha seleccionado de manera incorrecta no es precisa. En otras palabras, su PC no tiene la indicación exacta sobre lo que realmente está disponible para la venta. Esto puede dar como resultado que el material prometido a los clientes no exista de hecho en su almacén, o creer que falta un producto cuando en realidad hay muchísimo en el anaquel. Su cliente probablemente no esté contento con su servicio y podría llevarse su negocio a otro lado. Los códigos de barras pueden confirmar que se ha seleccionado el producto correcto para surtir un pedido de un cliente, al igual que ofrecer beneficios para ahorrar costos, incluyendo: Actualización automática de las cantidades a la mano. Esto ahorra tiempo y elimina la costosa captura de datos con errores. Actualización continua de las cantidades a la mano. Esto proporciona a los vendedores información al segundo sobre la disponibilidad del inventario. Se puede responder rápidamente a la consultas de los clientes con muy poco esfuerzo. El conteo de ciclo se incorpora dentro del proceso normal de surtido de pedidos. Su compañía puede ahorrar gastos de llevar a cabo el inventario físico y las sesiones de conteo de ciclo después de horas hábiles. Es una pena que la administración de muchas compañías esté convencida de que la clave principal para incrementar la rentabilidad corporativa sea alentar a los vendedores a que incrementen sus ventas y sus márgenes brutos. Esta acción es importante pero no es el único camino para el éxito. De hecho, la efectividad en la administración de su inversión de inventario puede contribuir mucho o incluso más a la utilidad de su organización. No tiene nada que perder y mucho que ganar al administrar activamente lo que probablemente sea su mayor activo. Por qué no dar los primeros pasos e iniciar una administración efectiva del inventario hoy mismo? *Al llenar un simple cuestionario, puede hacer que EIM calcule el costo específico de su compañía por tener un inventario y le permite saber si sus costos específicos son relativamente altos o bajos. 14

16 Website Durango 353, 1er piso Roma Norte, C.P , Cuauhtémoc, México, D.F. +52 (55)

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