AJUSTES 22/03/2011. Asientos de ajuste. La necesidad de los asientos de ajustes. Información Contable I


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1 AJUSTES Información Contable I Asientos de ajuste Asociación de costos y gastos con ingresos: sustento conceptual de los asientos de ajuste El supuesto del período contable asume que las actividades de la organización económica se dividen en períodos: Mensual Trimestral Cuatrimestral Semestral Anual El período contable no necesariamente tiene que coincidir con el año calendario Costa Rica: del 01/10/xx al 30/09/xx USA: del 01/10/xx al 30/09/xx México: del 01/01/xx al 31/12 xx Argentina: del 01/01/xx al 31/12/xx La necesidad de los asientos de ajustes Objetivo: actualizar las cuentas de ingresos y gastos para que estén adecuadamente enfrentados los ingresos del período con todos los gastos que se generaron para la obtención de éste. Cada asiento de ajuste afecta una cuenta del estado de situación financiera o balance general y una del estado de resultados. En consecuencia, si el asiento no afecta una cuenta de ingresos o de gastos, no se considera un asiento de ajuste. Los montos de los asientos de ajuste están en función del período contable de referencia; es decir, un mes, un trimestre o un año. 1

2 El módulo de ajustes en el ciclo contable El módulo de ajustes comprende cuatro pasos básicos: 1. Análisis de la información 2. Registro en el diario general 3. Clasificación en el mayor general 4. Elaboración de la balanza de comprobación ajustada Punto de partida: la balanza de comprobación antes de ajustes Ajustes a las cuentas de ingresos Los ajustes a las cuentas de ingresos son necesarios para asegurar que se hayan registrado en la contabilidad todos los ingresos obtenidos en el período, con el fin de que la utilidad neta sea expresada en forma correcta ene l estado de resultados. Existen dos tipos de ajuste de ingresos: 1. Ingresos acumulados no registrados 2. Anticipos de clientes que se registran como pasivo y que, cuando se devenguen, se convertirán en ingresos Ajustes a las cuentas de gastos Todos los asientos de ajuste relacionados con gastos acumulados pendientes de pago y gastos que al pagarse fueron registrados como activo en espera de que fueran devengados, requieren de un cargo a una cuenta de gasto y un abono a una cuenta de activo o pasivo. Existen tres tipos de ajustes de gastos: 1. Gastos devengados no registrados 2. Gastos pagados por anticipado 3. Depreciación 2

3 Ingresos acumulados no registrados Los ingresos pueden ser ganados (devengados) antes de que se reciba efectivo del cliente, o de que se contabilice lo operación en los registros contables. Son ingresos que se han ganado, pero que aún no se ha cobrado el efectivo correspondiente. El ajuste por dichos ingresos requiere de un cargo a una cuenta por cobrar (activo) y un abono a una cuenta de ingresos. Ejemplo: ingresos acumulados no registrados El 01 de junio, Office Clean S. A. firmó un contrato de prestación de servicios con la empresa Limpia S. A.. Se acordó cobrar $ mensuales, pagaderos con cheque los días 10 de cada mes. Hasta el 30 de junio, Office Clean S. A. no había registrado ningún asiento contable en sus libros para mostrar los $ mensuales devengados en dicho mes. Registro en el diario general 3

4 Ejemplo: ingresos acumulados no registrados Registro en el mayor general Ejemplo: ingresos acumulados no registrados Registro del día 10 de julio, en el diario general Ajustes de las cuentas de ingresos Anticipos de clientes Cuando un cliente paga por adelantado los servicios prestados, se carga la cuenta de efectivo (bancos) y, en general, se acredita una cuenta de pasivo llamada anticipos de clientes, debido a que no se ha realizado el servicio y el ingreso aún no se ha ganado. Al finalizar el período contable se necesita un asiento de ajuste para disminuir la cuenta de pasivo por el importe de los servicios que se hayan realizado, y reconocer la proporción de ingresos correspondientes para anotar el importe ganado durante el período. 4

5 Ejemplo: anticipos de clientes El 31 de mayo, Office Clean S. A. prestó sus servicios de limpieza a un supermercado. El administrador del supermercado acordó con los dueños de Office Clean S. A. que en los próximos 6 meses ellos se encargarían de limpiar el local, para lo cual expidió el cheque número 0602 por $60 000, cantidad que cubre los 6 meses. Se entregó la factura correspondiente y está comprometida a brindar dicho servicio. Al recibir el pago de esos servicios se realizó el siguiente asiento; sin embargo, en junio aún no se ha realizado el registro correspondiente. Registro en el diario general Ejemplo: anticipos de clientes Registro del día 30 de junio, en el diario general Ejemplo: anticipos de clientes Clasificación en el mayor general Ajustes de las cuentas de ingresos 5

6 Ejemplo: Gastos devengados no registrados Office Clean S. A. requiere de un financiamiento a corto plazo (menos de 3 meses). Tiene como opción principal pedir un préstamo bancario. El préstamo tiene un costo que se conoce como interés y contablemente se considera un gasto. En este caso, el interés se va acumulando conforme transcurre el tiempo, pero el pago de la cantidad obtenida en préstamo más el interés se efectúa hasta la fecha de vencimiento del préstamo. El préstamo de Office Clean S.A. es de $ ; lo otorgó Scotlandbank el 31 de mayo y la fecha de liquidación es el 31 de agosto. El interés es del 18% anual, que también será pagado al vencimiento. Aún cuando Office Clean S. A. no hay pagado ningún interés, en los 30 días que han transcurrido desde la firma del pagaré (del 31 de mayo al 30 de junio) se ha acumulado (devengado) un interés de $ Ejemplo: Gastos devengados no registrados Registro en el diario general Ejemplo: Gastos devengados no registrados Clasificación en el mayor general Ajustes de las cuentas de gastos 6

7 Gastos pagados por anticipado Un gasto pagado por anticipado es un activo que se produce cuando se efectúan erogaciones que abarcan uno o más períodos contables futuros. Cuando el pago se hace antes de que se haya incurrido en el gasto o antes de que se haya vencido, por lo general se hace un cargo a la cuenta de activo Gastos pagado por anticipado, debido a que representa un costo no devengado, el cual se empleará en periodos futuros para producir ingresos. Los más comunes: Seguros pagados por adelantado Alquileres pagados por adelantado Ejemplo: Gastos pagados por anticipado Office Clean S. A. decidió el 31 de mayo adquirir una póliza de seguro por un año y debe pagar la prima total que asciende a $ Para ello la compañía de seguros le expidió una factura que ampara el pago correspondiente, el cual se hizo mediante el cheque número Ejemplo: Gastos pagados por anticipado Registro en el diario general 7

8 Ejemplo: Gastos pagados por anticipado Clasificación en el mayor general Ajustes de las cuentas de gastos Gastos por depreciación El gasto por depreciación constituye una partida virtual porque no representa un desembolso real de dinero. Sin embargo, tiene que considerarse, pues de no hacerlo el estado de resultados no reflejaría la utilidad correcta. Cada final de mes las empresas deben registrar la depreciación de sus activos fijos, sin considerar los terrenos debido a que éstos, a través del tiempo, no pierden valor. Depreciación Ejemplo: depreciación El 10 de abril, Office Clean S. A. compró a una agencia de automóviles una camioneta pick-up para integrarla a su equipo de transporte. La camioneta tuvo un costo de $ y para ello se expidió el cheque número 2610 del BBVA. Dicha camioneta tiene una vida útil de 3 años sin valor de rescate. También se debe calcular la depreciación del mobiliario de oficina cuyo valor es de $ y tiene un vida útil de 2 años sin valor de rescate. 8

9 Ejemplo: depreciación Registro en el diario general Ejemplo: depreciación Clasificación en el mayor general Ajustes de las cuentas de gastos Balanza de comprobación ajustada La balanza ajustada se realiza para verificar la exactitud de los saldos de las cuentas del mayor, antes de preparar y actualizar los estados financieros de fin de período. Este procedimiento se realiza de la misma forma que la balanza de comprobación antes de ajustes, sólo que con los nuevos saldos del mayor; es decir, los saldos que se obtienen incorporando los asientos de ajuste (saldos ajustados) 9

10 Depreciación Consiste en reconocer que con el paso del tiempo y el uso que se le da a determinado tipo de activos, van perdiendo o disminuyendo su valor. Por ello debe registrarse en la contabilidad de las organizaciones económicas este ajuste para reconocer el desgaste que sufren los activos fijos. Cada activo tiene su contracuenta llamada Depreciación acumulada, en la cual se van registrando el desgaste que estos activos presenten. Por ser una contracuenta de activo hay que recordar que el registro es contrario al de las cuentas de activo (se carga para disminuir y se abona para aumentar) Los terrenos normalmente no se deprecian Fórmula para calcular la depreciación Depreciación = (Costo de adquisición Valor de rescate) / Vida útil Costo de adquisición: no incluye el IVA Valor de rescate: cantidad estimada que se podría obtener al vender un activo final de su vida útil Vida útil: estimación del tiempo durante el cual se piensa utilizar un activo en una organización Gasto por depreciación 10

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