La Importancia del diseño de un sistema de información de costos para a competitividad en los mercados. Resumen


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1 La Importancia del diseño de un sistema de información de costos para a competitividad en los mercados González, N. E., Moreno.M.D., López, M. E., Aceves J. N. & Celaya F. R. Departamento de Contaduría y Finanzas Instituto Tecnológico de Sonora, Cd. Obregón Sonora, México. Resumen En México, al igual que el resto del mundo, experimenta día a día cambios sorprendentes en los ámbitos financieros, económicos, político, sociales, entre otros, que afectan tanto a las organizaciones y a los individuos. Para enfrentar estos retos es necesario que la compañía y su personal trabajen de forma conjunta generen información confiable y oportuna y en la cual se tomen decisiones bien sustentadas como lo permite el tener un sistema de costos adecuado, el cual acceda identificar sus costos ya que esta es una base clave para establecer política de precios para competir en los mercados nacionales e internacionales. Las palabras claves utilizadas: Diseño de sistema de costos, prorrateo de costos, elementos de costos de producción: materia prima, mano de obra y gastos indirecto fabriles. Introducción Son muchas las empresas que requieren conocer el costo de cada uno de sus productos o servicios a vender para tomar innumerables decisiones, sin embargo sólo conocen una

2 aproximación del mismo, dado que poseen un sistema de costeo deficiente o inexistente. En el presente artículo se describe los lineamientos propuestos para diseñar e implementar un sistema adecuado de costeo, bajo ciertas características de la empresa, controles e informes que permitan destacar los beneficios que genera el sistema de costeo en función de ser más competitivo en los mercados. En las empresas de manufactura o de servicios realizan fuertes desembolsos de dinero por conceptos de pago de mano de obra, energía eléctrica, de materia primas necesarias para producir, vender y administrar, además de tener un adecuado control para cada una de las partidas que intervienen en la elaboración de productos o servicios que ofrecen. También deben tener sumo cuidado que durante el proceso de producción o de servicios se cumpla con las característica de calidad ya que este factor es clave para ser competitivo en los mercados. La generación de toda esta información tiene que estar sustentada bajo normas de información oportuna, verificable, objetiva, relevante y factible de lograr. Desarrollo El primer paso para iniciar el diseño de un sistema de costeo es establecer un diagnostico de la empresa a la cual se le va a diseñar y debe contemplar las siguientes características: I. Diagnóstico de la Empresa: Giro o actividad de la empresa: Manufacturera Extractiva

3 Antecedentes Tipo de producto o servicio que ofrece Diagrama del proceso productivo Insumos requeridos durante el proceso: Materia Prima, Mano de obra, Gastos Indirectos. Clientes, proveedores Tipo de producción: continua, lotificada, por orden de cliente y producción escala. Croquis de la empresa Distribución de planta Catalogo de cuentas. II. El estudio y análisis del flujo de las operaciones de producción. Ya realizado la etapa del de diagnóstico, la siguiente etapa del estudio de flujos de operaciones es importante identificar como es el proceso de materia prima desde el inicio hasta llegar a producto terminado, el sistema de costeo debe clasificar, registrar y agrupar las erogaciones de tal manera que permita a la administración de costos, desde la identificación su primera a parición como costo de prima hasta pasar por cada proceso productivo. Durante este estudio es inevitable estar al tanto de la forma en que esta constituida y distribuida la planta de producción, dentro de éste interviene en la realización de las labores fabriles. Los costos que aquí se originen permitirán al especialista en costos

4 ubicarse y familiarizarse con el medio ambiente en que incurre el proceso productivo y las principales operaciones que serán captadas por el sistema de costos en proceso de diseño. Otros aspectos a considerar son: Localización y distribución de los almacenes Localización y distribución de las líneas de producción Localización y distribución de la maquinaria y equipo accesorios. La gerencia de producción es un elemento clave en el diseño del sistema de costos ya que el conocimiento que se tiene del departamento permitirá estructurar los datos con mayor rapidez y exactitud. La localización y distribución de los almacenes permitirá tener en claro el tipo y cantidad de materia prima a utilizarse para su producción, el cual a su ves llevará la concentración del costo que se incurre para terminar el artículo o servicio. En La localización y distribución de las líneas de producción serán estudiados con la finalidad de adaptarse al flujo de la información que arrojará el sistema, sobre todo las áreas fabriles funcionales donde se ubican las principales tareas cuyos costos se incorporan a los registros del sistema. Es necesario obtener listas completas de las actividades de producción que constituyen mano de obra directa incorporada a las materias primas o a los artículos semielaborados a través de cada uno de los pasos que forman secuencia; en base a esta información, los registros del sistema de costos podrán diseñarse con más precisión y

5 asegurar una buena información financiera sobre la mano de obra directa invertida en cada periodo. La localización y distribución de la maquinaria y equipos de accesorios será un elemento clave para el calculo de los gastos indirectos incurridos en la producción, ya que es el equipo el cual permite determinar el costo indirecto que cada producto lleva consigo, y esto permitirá tener un control más solidó para su base de prorrateo, estableciendo políticas adecuadas para su calculo unitario, el cual se incluirá en cada producto o servicio. III. Para que el sistema genere información es necesario contar con el desarrollo del sistema operativo, el cual deberá dotar a dicho sistema de los elementos necesarios para su desarrollo: 1. Documentos fuentes. Que son los datos iniciales de los cuales se alimentará el sistema desde su proceso de entrada por cada elemento de producción como el caso de la materia prima o materiales. A) Materia Prima: Cantidad de materias primas, costo unitario e importe. Fechas de consumo de los insumos en producción Número de requisiciones y órdenes de producción solicitados. B) En el caso de la Mano de Obra, debe controlarse de preferencia a través de reportes de tiempo usados en la líneas de producción o mediante reportes de mano de obra identificada

6 con cada uno de los procesos que constituyen el proceso productivo en general, así mismo sustentará la nómina o lista de raya por el monto generado en la elaboración del bien o servicio así como en otros reportes generados por este elemento: Sueldo y salarios directos Monto de mano de obra directa erogada en cada departamento de producción Monto y salarios invertidos en cada proceso Importe de horas extras. Monto de las remuneraciones otorgada a los obreros por concepto de premio ó primas por concepto de superación de niveles estándar de producción. C) Los costos indirectos de producción: Serán los gastos indirectos de fabricación generados en un período de costos se van acumulando en rubro transitorio complementando con tantos mayores auxiliares como sea necesario y al finalizar dicho período se distribuyen a las órdenes de producción o procesos de acuerdo con las bases que se tengan para prorratear como las siguientes: Prorrateo Primario: Sobre los servicios prestados directamente en la elaboración de bienes y servicios: energía eléctrica, agua, depreciación del activo fijo, etc. Prorrateo Secundario: Sobre servicios generados por departamento de apoyo a la producción: mantenimiento, limpieza, vigilancia. Prorrateo mixto: Horas hombre, horas máquina, unidades producidas, o una combinación de estos factores. 2. Registro Contables. Cuando se han definido los reportes y documentos fuentes que van a emplearse para controlar las operaciones productivas, se deberá hacer la

7 selección de las cuentas en las que harán los registros correspondientes; su función será la estructurar la información de costos y su relación con la información financiera: a) Almacen de Materias Primas: Incluirá las partidas de compra y la salida a producción o alguna devolución al proveedor por incumplimiento de calidad. b) Producción en Proceso: Esta cuenta puede tener un sentido de activo circulante o bien como cuenta de resultado, pero final mente su saldo representará el importe de un período pendiente por aplicar a los resultados del costo de venta. c) Almacen de Productos Terminados: Será el concentrado del costo de los productos elaborados que están listo para su venta. d) Costo de venta. Cuenta que concentra el costo incurrido en el período de los artículos vendidos. e) Mano de obra. Es el costo del personal invertido en la producción de los bienes o servicio que puede ser de manera directa o indirecta, esta cuenta se traspasará el concentrado del costo de producción como cuenta de resultado y deberá cancelarse al cierre del periodo. f) Gastos Indirectos de Fabricación. Cuenta concentradora de los costos incurridos durante la producción pero de forma indirecta a los productos o servicios y la cual deberá cancelarse al cierre de cada periodo. Todas estas partidas son clave en el desarrollo y operación del sistema de costos y que están en relación directa con el control interno y el sistema de información financiera.

8 3. Informes. El tipo y calidad de los informes que deben presentarse en el sistema están directamente relacionado con la siguiente clasificación: a) Informes principales. Estos derivan del sistema de contabilidad de costos y de aquellos que contienen datos directamente relacionado con la producción y venta de los artículos como son: Estado de Costo de Producción, Costo de venta y Estado de Resultados ó pérdidas y ganancias. b) Informes Complementarios. Su contenido no es indispensable, sin embargo representan información que apoya a la toma decisiones de manera interna y en muchas ocasiones denota un gran interés por parte de la administración de los procesos de producción como es el caso de los siguientes informes complementarios: Reporte de mermas Reporte de tiempo extra Reporte de consumo de materiales Reporte de las variaciones significativas en costos indirectos de producción. En conclusión el diseñar un sistema de costos es relevantes para todas aquellas empresas fabriles o prestadores de servicios que deseen tener y conocer los costos en los que incurre en un negocio, el crecimiento del mismo así como medir sus inversión en comparación de los precios en los mercados, los cuales en la actualidad son altamente competitivos, esto sin duda es un marco de gran importancia para los administradores, empresarios y contadores de costos que sustentan su toma de decisiones basados en sistema de información relacionados con los costos en los que incurre los negocios en la actualidad.

9 Bibliografía. García, Juan (2005) Contabilidad de Costos 3era. Edición, Editorial, México D.F. MC Graw Hill. Huicochea Alsina, Emilio.(2004), Contabilidad De Costos 2da. Edición Español, México. Editorial: Trillas, S. A. DE C. V., p. Ortega Pérez, Contabilidad de Costos. Edición 4 Español, México. Editorial: Unión Tipográfica Editorial hispano Americana, Torres Salinas, Aldo(2007), Contabilidad de Costos; Análisis para la Toma De Decisiones. Edición 2 Español, MEXICO. Editorial: Mc Graw Hill, p. Nápoles, R (2006) Contabilidad de Costos Administrativo 2da. Edición.Mc Graw Hill.

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