MATRIZ DE RIESGOS PROCESO DOCENCIA. Publicación de oferta de programa sin registro calificado. Daño o perdida de archivos.


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1 (3) DESCRIPCIÓN (6) CAUSAS (7) CONSECUENCIAS Publicación de oferta de programa sin registro * Falta de seguimiento a los plazos de vencimiento de registro * Desactualización de la información de las publicaciones institucionales. * Desconocimiento de la normatividad de autoevaluación. Sanciones estatales, perdida de imagen, demandas de estudiantes. 2 Perdida y/o deterioro de archivos impresos de gestión. Daño o perdida de archivos. * Falta de recursos para archivar. * Falta de conocimiento de personal. * Inadecuado archivo de información. Sanciones legales, Demoras para buscar información, parálisis de procesos por falta de fuentes. 3 Graduar estudiantes que no cumplen con los requisitos. Conceder el titulo profesional o graduación a estudiantes sin los paz y salvos pertinentes y/o que no cumplen con los requisitos de grado extraplan o sin la debida preparación de su historial y soporte académico para pasar al estado Egresado graduado. * Falta de información a estudiantes y aspirantes a grado de los requisitos y normatividad respectiva que los cobijan. * Falla en comunicación interdependencias. * Proceso llevado de forma manual y artesanal, subutilización del módulo de grados del sistema de información académica de la Universidad. * Se percibe falta de efectividad del sistema de información académica en el registro y soporte de todo el historial académico de un estudiante aspirante a grado. * Desinformación de entes de control. * Falta de procedimiento. * Falta de capacitación de personal. Deficiente calidad académica, Sanciones legales, sanciones disciplinarias internas. 4 Deterioro, pérdida o hurto de los recursos educativos, como material bibliográfico, equipos de laboratorios, elementos deportivos, instrumentos musicales, elementos artísitcos, equipos tecnológicos, de oficina y audiovisuales. Los usuarios deterioran y/o sustraen el material bibliográfico, equipos de laboratorios, elementos deportivos, instrumentos musicales, eementos artísitcos, equipos tecnológicos, de oficina y audiovisuales. * Falta de cultura y sentido de pertenencia. * Deficientes controles en el proceso. * Condiciones físicas inadecuadas de almacenamiento. * Fallas en el aseguramiento de los equipos. * Fallas en el sistema de seguridad. Disminución de los recursos educativos, material bibliográfico, equipos de laboratorios, elementos deportivos, instrumentos musicales, eementos artísitcos, equipos tecnológicos, de oficina y audiovisuales. 5 Incendio de material y medios de consulta. Incendio en los depósitos y áreas de consulta. Corto circuitos, vandalismo. Perdida de las colecciones. 6 Pérdida de información de base de datos de egresados. Se pierda la información de registros almacenados en la base de datos de egresados. Por daño en el equipo donde se almacena la base de datos, por daños en lo CD's de copia de seguridad de estas bases de datos. Pérdida de información de los registros de contactos incorporados o actualizados en el últimos mes, ya que los copias de seguridad se generan mensualmente. 7 Aumento de la deserción estudiantil Se aumenta la deserción estudiantil. * Económicas. * De salud. * Sicológicas. * Académicos. * Disminución de presupuesto nacional. * Disminución de la población estudiantil.

2 (3) DESCRIPCIÓN (6) CAUSAS (7) CONSECUENCIAS 8 Accidentes de estudiantes y docentes en las actividades académicas. Accidentes de estudiantes y docentes generados por actividades académicas dentro de la universidad (aulas, laboratorios, talleres, campus, escenarios deportivos) o fuera de ella (salida de campo, ponencias, encuentros, simposios) *Caídas, atrapamientos, golpes, luxaciones, fracturas, laceraciones, intoxicaciones(causadas por sustancias químicas: gases, vapores, líquidos, polvos, alimentos), exposición a riesgo biológico (mordeduras, picaduras, irritaciones, intoxicaciones, alergias, enfermedades), quemaduras(causadas por: vapor, fuego, sustancias químicas), ahogamiento, asfixia, muerte, riesgos sociales y psicosociales, infraestructura insuficiente, sobrecupo de la capacidad de uso de laboratorios. Daños a la personas y/o daño a la propiedad. 9 Amiguismo y clientelismo en asignación docente. Asignación y contratación docente sin el lleno de los requisitos para tal fin. Falta de ética de funcionario seleccionadores. Incumplimiento de los perfiles de los docentes y baja calidad en educación. 0 Sistemas de información susceptibles de manipulación o adulteración. Modificación no autorizada de notas a estudiantes Falta de ética de funcionarios responsables de la custodia de SIAU. Promoción no autorizada de estudiantes.

3 ANALISIS DE S (8) (9) PROBABILIDAD (0) () IMPACTO (2) SEVERIDAD (Riego Inherente) 5 BAJA 3 CATASTROFICO 5 2 Perdida y/o deterioro de archivos impresos de gestión. 20 ALTA 2 MODERADO 40 3 Graduar estudiantes que no cumplen con los requisitos. 5 BAJA 2 MODERADO 0 4 Deterioro, pérdida o hurto de los recursos educativos, como material bibliográfico, equipos de laboratorios, elementos deportivos, instrumentos musicales, elementos artísitcos, equipos tecnológicos, de oficina y audiovisuales. 0 MEDIA 2 MODERADO 20 5 Incendio de material y medios de consulta. 5 BAJA 2 MODERADO 0 6 Pérdida de información de base de datos de egresados. 0 MEDIA 2 MODERADO 20 7 Aumento de la deserción estudiantil 20 ALTA 2 MODERADO 40

4 ANALISIS DE S (8) (9) PROBABILIDAD (0) () IMPACTO (2) SEVERIDAD (Riego Inherente) 8 Accidentes de estudiantes y docentes en las actividades académicas. 5 BAJA 3 CATASTROFICO 5 9 Amiguismo y clientelismo en asignación docente. 5 BAJA 3 CATASTROFICO 5 0 Sistemas de información susceptibles de manipulación o adulteración. 5 BAJA 3 CATASTROFICO 5

5 EVALUACIÓN DE S (3) (4) DESCRIPCIÓN DEL (6) ESTA (5) DOCUMENTADO TIPO DE? (7) DONDE ESTA DOCUMENTADO (8) EFICACIA DEL (9) FRECUENCIA DEL Matriz de seguimiento de vencimiento de Registro Calificado. Matriz administrada y actualizada por Funcionarios de Vicerrectoría de Docencia Preventivo SI * Archivo de Vicerrectoría de Docencia. * Procedimiento para la creación, modificación, renovación y desistimiento de programas. Media Mensual 2 Perdida y/o deterioro de archivos impresos de gestión. Procedimiento Ver Procedimiento Preventivo SI Procedimiento de Control de Riesgos Media Según Ocurrencia 3 Graduar estudiantes que no cumplen con los requisitos. * Procedimiento * Alimentar en la base de datos y en el historial académico de los estudiantes la información faltante. * Ver Procedimiento * Establecer necesidades y Plan a seguir. Correctivo SI Instructivo de Gestión de Grados. Media Según Ocurrencia 4 Deterioro, pérdida o hurto de los recursos educativos, como material bibliográfico, equipos de laboratorios, elementos deportivos, instrumentos musicales, elementos artísitcos, equipos tecnológicos, de oficina y audiovisuales. * Identificación de los usuarios. * Inventario de los recursos educativos. * Identificación de los recursos educativos prestados. * Aplicar los instructivos y Formatos de acuerdo al recurso educativo. * Inventariar periodícamente los recursos educativos. * Vigilancia privada. Preventivo SI Instructivos 00, 002, 00, 02 y Formatos FO- DO-00, FO-DO-002, FO- DO-003. Alta Según Ocurrencia Incendio de material y medios de consulta. Pérdida de información de base de datos de egresados. Aumento de la deserción estudiantil * Prohibición del ingreso de elementos con chipa, líquidos inflamables y consumo de cigarrillos. * Extintores. * Generar copias de seguridad * Procedimiento para prestación de los servicios de consejería y psicología a la comunidad universitaria. * SPADIES. * Señalización de seguridad, señalización informativa. * Vigilancia privada. * Uso de extintores. Generar copias de seguridad con una periodicidad de una semana, tanto a medios magnéticos como a almacenamiento virtual en sitios especiales de internet. Preventivo y correctivo Ver Procedimiento Preventivo SI NO N.A. Alta Diario Preventivo NO N.A. Alta Semanal * Procedimiento para prestación de los servicios de consejería y psicología a la comunidad universitaria. * Instructivo de Consolidación Datos en el SPADIES. Media Según Ocurrencia

6 EVALUACIÓN DE S (3) (4) DESCRIPCIÓN DEL (6) ESTA (5) DOCUMENTADO TIPO DE? (7) DONDE ESTA DOCUMENTADO (8) EFICACIA DEL (9) FRECUENCIA DEL 8 Accidentes de estudiantes y docentes en las actividades académicas. Señalización de seguridad, señalización informativa, * Señalización. señalización de evacuación y * Instrucciones preventivas del emergencia, aseguradora de docente en actividades que impliquen riesgos profesionales y seguros riesgos. estudiantiles, Reglamentar * Afiliación a aseguradora de riesgos. capacitaciones de seguridad *Capacitación y entrenamiento. industrial, manejo de sustancias *Manuales o guías de prácticas de químicas, residuos, laboratorios con recomendaciones de entrenamiento en manejo de seguridad y medio ambiente. emergencia y primeros auxilios, actualización y estandarización de manuales de prácticas. Preventivo NO N.A. Media Según Ocurrencia 9 0 Amiguismo y clientelismo en asignación docente. Sistemas de información susceptibles de manipulación o adulteración. Creación de convocatorias públicas. *Sistema de Información Académica de la Universidad (SIAU). *Manual de Seguridad y políticas informáticas de la Universidad del Atlántico. *CONVOCATORIA CATEDRATICOS Y OCASIONALES. *CONVOCATORIA PÚBLICA PARA PROVEER CARGOS DE DOCENTES DE PLANTA. Sistema de control de perfiles y responsables (usuarios y contraseñas) en la digitación de notas, control de intrusos, y políticas informáticas de manual. Preventivo SI SIG Alta Según Ocurrencia Preventivo SI SIG Alta Según Ocurrencia

7 CALIFICACIÒN DE RESIDUAL (20) CONSECUENCIAS (2) (22) PROBABILIDAD (23) (24) IMPACTO (25) SEVERIDAD Sanciones estatales, perdida de imagen, demandas de estudiantes. 5 BAJA 3 CATASTROFICO 5 2 Perdida y/o deterioro de archivos impresos de gestión. Sanciones legales, Demoras para buscar información, parálisis de procesos por falta de fuentes. 0 MEDIA 2 MODERADO 20 3 Graduar estudiantes que no cumplen con los requisitos. Deficiente calidad académica, Sanciones legales, sanciones disciplinarias internas. 5 BAJA 2 MODERADO 0 4 Deterioro, pérdida o hurto de los recursos educativos, como material bibliográfico, equipos de laboratorios, elementos deportivos, instrumentos musicales, elementos artísitcos, equipos tecnológicos, de oficina y audiovisuales. Disminución del material y medios de consulta, imposibilidad de consultar. 5 BAJA LEVE 5 5 Incendio de material y medios de consulta. Perdida de las colecciones. 5 BAJA 2 MODERADO 0 6 Pérdida de información de base de datos de egresados. Pérdida de información de los registros de contactos incorporados o actualizados en el últimos mes, ya que los copias de seguridad se generan mensualmente. 5 BAJA 2 MODERADO 0 7 Aumento de la deserción estudiantil * Disminución de presupuesto nacional. * Disminución de la población estudiantil. 5 BAJA 2 MODERADO 0

8 CALIFICACIÒN DE RESIDUAL (20) CONSECUENCIAS (2) (22) PROBABILIDAD (23) (24) IMPACTO (25) SEVERIDAD 8 Accidentes de estudiantes y docentes en las actividades académicas. Daños a la personas y/o daño a la propiedad. 5 BAJA 3 CATASTROFICO 5 9 Amiguismo y clientelismo en asignación docente. 5 5 BAJA 3 CATASTROFICO 5 0 Sistemas de información susceptibles de manipulación o adulteración BAJA LEVE 5

9 CODIGO: DOC-DO-004 VERSIÓN: 3 FECHA: 8/9/205 TRATAMIENTO (26) ACCIÓN DE TRATAMIENTO (27) TIEMPO DE IMPLEMENTACIÓN (28) COSTO (29) RESPONSABLE Seguimiento de Fechas de Vencimiento de Registro Calificado. Largo Plazo Bajo Vicerrectoría de Docencia 2 Perdida y/o deterioro de archivos impresos de gestión. Aplicación de procedimiento. Corto plazo Bajo Vicerrectoría de Docencia 3 Graduar estudiantes que no cumplen con los requisitos. * Aplicación de procedimiento. * Establecer necesidades de información y plan a seguir para completar la información del historial académico de los estudiantes- aspirantes a egresados. Mediano Plazo Bajo Rectoría, Vicerrector de Docencia, Decanos 4 Deterioro, pérdida o hurto de los recursos educativos, como material bibliográfico, equipos de laboratorios, elementos deportivos, instrumentos musicales, elementos artísitcos, equipos tecnológicos, de oficina y audiovisuales. * Aplicar instructivos y Formatos. * Sensibilización de los usuarios respecto al buen uso de los recursos y los reglamentos. * Póliza de seguro colectivo de todo riesgo. Corto plazo Bajo Vicerrectoría de Docencia y Responsables de administrar los reursos educativos. 5 Incendio de material y medios de consulta. * Póliza de seguro colectivo de todo riesgo. Corto plazo Bajo Jefe de Servicios generales 6 Pérdida de información de base de datos de egresados. * Programa de Copia de seguridad Corto plazo Bajo Jefe de la Oficina de Egresados 7 Aumento de la deserción estudiantil * Programa de Permanencia Estudiantil Corto plazo Bajo Vicerrectoría de Bienestar Universitario

10 CODIGO: DOC-DO-004 VERSIÓN: 3 FECHA: 8/9/205 TRATAMIENTO (26) ACCIÓN DE TRATAMIENTO (27) TIEMPO DE IMPLEMENTACIÓN (28) COSTO (29) RESPONSABLE 8 Accidentes de estudiantes y docentes en las actividades académicas. * Generar un plan de prevención de accidentalidad. * Generar un panorama de riesgos. * Generar manual de seguridad de laboratorios. * Póliza de seguro colectivo de todo riesgo. Corto plazo Alto Jefe de Talento Humano, Vicerrectoría de Bienestar Universitario. Decano. 9 Amiguismo y clientelismo en asignación docente. Aplicación de instructivos INS-DO-03 y INS-DO-04 Según Ocurrencia Medio Vicerrectoría de Docencia 0 Sistemas de información susceptibles de manipulación o adulteración. Aplicación de instructivo INS-DO-8 y Manual MAN- GT-00. Según Ocurrencia Alto Docentes, funcionarios.

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