La importancia de la gestión de costos en las empresas. Un enfoque desde los distintos sistemas de costeo


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1 La importancia de la gestión de costos en las empresas Un enfoque desde los distintos sistemas de costeo

2 TEMARIO Disertante: Cra MBA Silvina Talamoni Programa de Mejora de la Productividad INTI-Córdoba 1.Los costos en las empresas: objetivos, etapas. 2.El cálculo de costos: problemas comunes. 3.Los distintos sistemas de costeo y sus características. 4.Conclusiones: costos ocultos, control de costos.

3 Objetivos del Cálculo de Costos Por qué es necesario conocer la estructura de costos de su empresa? La mayoría de las Pymes calculan sus costos con el fin de: 1.Fijar un precio de venta, ya que: Precio de venta=costo total unitario + margen de utilidad 2. Conocer el resultado del negocio: Ingresos-costos totales=resultados (positivos o negativos) Sin embargo, un buen sistema de costeo es mucho más que esto: es una HERRAMIENTA DE PLANIFICACION, CONTROL Y GESTION. El cálculo de los costos es fundamental para TOMAR CUALQUIER DECISICION dentro de TODAS las áreas de la empresa. Por eso es importante DEFINIR EL OBJETO DE COSTOS.

4 Etapas del Desarrollo de Costos en las Empresas 1. Proporcionar informes relativos a costos para valuar el inventario (balance general), fijar y/o negociar precios y medir la utilidad (estado de resultados). 2. Ofrecer información para el planeamiento y el control administrativo de las operaciones y actividades de la empresa (detección de desvíos, reducción de costos, mejorar la eficiencia). 3. Proporcionar información para fundamentar la toma de decisiones (decidir comprar o producir, agregar o discontinuar productos, aceptar o no ordenes especiales). Las herramientas de análisis de costos permiten realizar análisis más objetivos, pero deben complementarse con la experiencia y la intuición del empresario o las autoridades de la empresa. El principal desafío de las Pymes es generar información de costos confiable y oportuna

5 La gestión de costos Hoy, la mayoría de los empresarios Pymes conducen su empresa mediante una gestión INFORMAL. Recién en situaciones de crisis general o cuando existen problemas financieros en la compañía, se empiezan a enfocar en los COSTOS. Los datos provenientes de la contabilidad tradicional NO están preparados para la toma de decisiones, sino es necesario adecuarla a cada propósito. TEORIA DE LA REALITIVIDAD DEL COSTO: existen costos distintos para propósitos distintos. Pueden elaborarse distintos informes de costos como costos por productos, presupuestos, informes de desvíos, informes evolutivos, informes de punto de equilibrio, etc. Cada informe implica clasificar y exponer los costos de manera tal que permita cumplir con el objetivo del análisis, siguiendo determinados criterios técnicos. Un error muy común es utilizar la misma información para todo

6 El costeo de un producto La mayoría de las empresas determinan su precio de venta partiendo del siguiente esquema: +Costo de la materia prima +Costo de la mano de obra +Cuota o porcentaje de Gastos generales : incluye alquileres, sueldos de supervisores, impuestos, gastos de mantenimientos, gastos de administración, etc =COSTO TOTAL + MARGEN DE UTILIDAD (MARK UP) =PRECIO DE VENTA Determinar los consumos de las materias primas y los tiempos de la mano de obra de cada producto conlleva ciertas dificultades, de manera tal que la persona responsable de hacerlo deberá poseer experiencia en el tema de modo que los eventuales errores sean reducidos a límites tolerables. Por ello, es importante el trabajo en equipo entre ADMINISTRACION Y PRODUCCION.

7 Los problemas en el cálculo del costos del producto La mayoría de los gastos generales son COSTOS FIJOS: son sensibles al nivel de producción. Costo del Producto COSTOS INDIRECTOS: la cuota de costos a cargar depende del criterio elegido (base de asignación) NO existen costos EXACTOS, pero un sistema de costeo razonable y adecuado puede evitar tomar decisiones equivocadas.

8 Ejemplo: prorrateo o asignación de costos indirectos Datos iniciales: Estado de Resultado Ventas $ Costo de materia prima $ Costo de mano de obra $ Gastos generales $ Resultado $ Precio de venta $ Costo unitario de MP $ nº empleados MOD 40 7 hs anuales prom/emp hs de MOD/unidad 10 CALCULOS Precio de venta $ 300 Materia prima $ 100 MOD $ 125 valor hora promedio*hs de procesamiento/unidad Gastos grales????? $ 12,50 10 Costo total $ 225 Resultado?????

9 Ejemplo: prorrateo o asignación de costos indirectos Tasa de aplicación de los Gastos Grales: a) En función a la materia prima GG/Materia prima $ 0,50 Por cada $ de materia prima, incurro en $0.5 de GG b) En función a la mano de obra GG/Mano de obra Por cada $ de mano de obra, incurro en $1.25 de GG $ 1,25 Por lo tanto, el cálculo en cada caso sería: Precio de venta $ 300 Precio de venta $ 300 c Materia prima $ 100 c Materia prima $ 100 d MOD $ 125 d MOD $ 125 e Gastos grales $ 50 c*a e Gastos grales $ 156 d*b Costo total $ 275 Costo total $ 381 Resultado $ 25 Resultado $ -81 El Sistema de Costeo utilizado se denomina de Tasa Única porque imputa los gastos generales sobre la base de un solo parámetro: materia prima o mano de obra

10 Características de un buen sistema de costeo Analítico: permite localizar los puntos fuera de control, es decir, dónde se producen los desvíos y su responsable. Operativo: es capaz de aportar información para que el empresario pueda tomar decisiones. Respecto del Sistema de Costeo de Tasa Única, se puede decir que NO es: Analítico: porque agrupa una serie de costos considerablemente distintos, dificultando el control de gestión de cada uno de ellos. Operativo: supone que cada aumento en la materia prima o mano de obra genera un aumento de la misma proporción en todos los conceptos incluidos en los gastos generales. Esta generalidad produce una sobrecarga de gastos generales en productos con elevada incidencia en materia prima y viceversa (o mano de obra, si fuese la base de asignación elegida).

11 El sistema de costeo tradicional o por centros de costos Centro de costos: grupo de costos homogéneo (por función, territorio, recursos o contables). Utiliza DISTINTAS bases de asignación de costos para los DISTINTOS costos indirectos. COSTOS INDIRECTOS BASE DE ASIGNACIÓN Base de distribución Tasa de aplicación de costos indirectos Inductor de costos OBJETO DE COSTOS CENTRO DE COSTO OBJETO DE COSTOS OBJETO DE COSTOS CENTRO DE COSTO PRODUCTO

12 El sistema de costeo tradicional o por centros de costos PASOS 1. Identificar los costos directos a los productos: MATRIZ INSUMO/PRODUCTO 2. Determinar la cantidad y precio de cada material directo. 3. Clasificar la mano de obra por sector y determinar el costo laboral total (incluyendo las cargas sociales, SAC, premios, vacaciones, etc.) 4. Definir los centros de costos: 5. Distribuir los costos de conversión (MOD+CIF) entre los distintos centros de costo (DISTRIBUCION PRIMARIA) Corte Administración Ensamble y armado Pintura y terminado de Fábrica Mantenimiento Depósito (+) (+) (+) (+) (+) (+) 6. Distribuir los costos de los departamentos de servicio a los productivos. DISTRIBUCION SECUNDARIA-método secuencial Corte Administración Ensamble y armado Pintura y terminado de Fábrica Mantenimiento Depósito (+) (+) (+) (-) (-) (-)

13 Método Tradicional de Costeo: PASOS 7. Distribuir los costos de los departamentos productivos a los productos o servicios prestados. Corte Ensamble y armado Pintura y terminado Sillas (-) (-) (-) RESUMEN: Mesas COSTOS DIRECTOS PRODUCTOS COSTOS INDIRECTOS Base de asignación CENTROS PRODUCTIVOS Base de asignación CENTROS DE APOYO Base de asignación Distribución primaria Distribución secundaria Distribución terciaria

14 Características del Sistema de Costeo Tradicional Repasando, un buen sistema de costeo es: Analítico: permite localizar los puntos fuera de control, es decir, dónde se producen los desvíos y su responsable. Operativo: es capaz de aportar información para que el empresario pueda tomar decisiones. Respecto del Sistema de Costeo Tradicional, se puede decir que es: Analítico: porque permite localizar los excesos de consumo, de manera que se puede conducir una gestión bajo control, y utiliza distintas bases de asignación para los diferentes costos, teniendo en cuenta el grado de correlación elegida y el costo a imputar. NO Operativo: no permite responder a preguntas tales como, cuál es la rentabilidad de mis productos, cuál es el nivel de ventas mínimo que cubre todos mis costos, cuál es el precio mínimo al que debo vender, me conviene continuar o discontinuar una línea de producto determinada? La aplicación de este sistema de costeo requiere conocer el proceso productivo, elegir los centros de costos y analizar cada ítem de costos y su base de asignación más adecuada.

15 Prorrateo o asignación de costos indirectos La elección de la base de asignación puede basarse en los siguientes criterios: Relación causa-efecto: gastos de mantenimiento/horas requeridas en cada máquina. Beneficios recibidos: publicidad institucional/unidades vendidas Capacidad para soportar costos: cuando el precio de venta lo define el mercado. Nº de unidades producidas, kg o litros Nº de unidades vendidas, kg o litros Nº hs hombre Nº hs máquina Nº de montajes Nº de ensambles Nº unidades inspeccionadas (calidad) Nº de reparaciones Nº de cajas en stock Nº de entregas, nº de embarques, nº de cajas enviadas Nº de empleados, nº de vendedores Nº de unidades transportadas Nº de clientes, nº de visitas a clientes Nº de pedidos, remitos, facturas, ordenes Costo MOD Costo materiales directos Costo primo Costo de conversión Costo de los repuestos Costo de las reparaciones Valor de los activos (servicio de vigilancia) Ventas en pesos Precio de venta Tamaño del pedido Valor del pedido Km recorridos Tiempo invertido (en producir, vender, controlar) Diámetro Superficie Peso

16 Análisis marginal Este sistema de costeo requiere clasificar los costos en fijos y variables Los costos variables se relacionan con el nivel de actividad. Los costos fijos se relacionan con la estructura o capacidad instalada de la empresa.

17 El Análisis Marginal vs el Sistema Tradicional

18 El Análisis Marginal para la toma de decisiones Informes de costos bajo el enfoque del Margen de Contribución DATOS INICIALES Producto A Producto B Producto C Unidades Precio de venta $ 25,00 $ 18,00 $ 21,00 Costo variable unitario $ 15,00 $ 12,00 $ 17,00 Costos Fijos CALCULOS Producto A Producto B Producto C Total Ventas $ 6.250,00 $ 3.240,00 $ 4.410,00 $ ,00 Costos Variables $ 3.750,00 $ 2.160,00 $ 3.570,00 $ 9.480,00 Margen de contribución $ 2.500,00 $ 1.080,00 $ 840,00 $ 4.420,00 Costos fijos $ ,00 Resultado $ ,00 A pesar que todos los productos tienen una CMg positiva, la empresa está obteniendo pérdidas. Sin embargo, qué pasaría si se elimina alguno de los productos?. Conclusión: conceptualmente, la CMg representa el exceso de ingresos sobre los costos variables; es lo que contribuye cada producto a cubrir los costos fijos, y una vez cubiertos, a generar un beneficio. IMPORTANTE: la separación entre costos fijos y variables debe incluir tanto los costos de producción como los costos administrativos, comerciales y financieros.

19 Características del Análisis Marginal Repasando, un buen sistema de costeo es: Analítico: permite localizar los puntos fuera de control, es decir, dónde se producen los desvíos y su responsable. Operativo: es capaz de aportar información para que el empresario pueda tomar decisiones. Respecto el Análisis Marginal, se puede decir que es: NO es analítico: cuando clasifica los costos por su comportamiento y no por función y/o centro de costo o no segrega cada ítem de costo, sino los trata globalmente. Operativo: permite responder a preguntas tales como, cuál es la rentabilidad de mis productos, cuál es el nivel de ventas mínimo que cubre todos mis costos, cuál es el precio mínimo al que debo vender, me conviene continuar o discontinuar una línea de producto determinada?

20 RESUMIENDO SISTEMA DE COSTEO ANALITICO OPERATIVO TASA UNICA NO NO ANALISIS MARGINAL (mal llamado costeo variable o directo) NO SI COSTEO POR CENTROS DE COSTOS (costeo integral o por asborción) SI NO Cómo hacemos para elegir entre sistemas alternativos de costeo? Sobre la base de la relación beneficio-costo, tener en cuenta las metas deseadas y el costo del sistema implicado. Por ejemplo: Conocer el costo total de mis productos y fijar precio Tomar decisiones estratégicas o tácticas

21 Los costos y la toma de decisiones Modelos de Fijación de Precios El elemento más importante para la fijación de precios es el mark up que debe agregarse a la base de costos para determinar el precio. Este margen debe ser lo suficiente para cubrir TODOS los costos (fijos/variables) y obtener el rendimiento deseado. Existen dos formas de determinar el precio de venta: Enfoque de Costo Total Producto A Enfoque del Margen de Contribución Producto A Materiales directos $ 6 Materiales directos $ 6 Costos de conversión variables (*) $ 3 Costos de conversión variables $ 3 Costos de conversión fijos $ 11 Gastos de adm y venta variables $ 2 Costo total de producción $ 20 Total de costos variables $ 11 Margen 10 50% Margen 19,03 173% Precio de venta $ 30 Precio de venta $ 30 Algunas empresas incorporan los gastos administrativos y comerciales al costo de producción, y recién allí le agregan el mark up. (*) costos de conversión: mano de obra directa+costos indirectos de fabricación Aunque aparentemente no hay diferencias entre cada método, el segundo deja de lado los costos fijos unitarios (que siempre son algo arbitrarios).

22 CONCLUSIONES En las Pymes, los costos OCULTOS representan alrededor del 30% de los costos totales. Causas: Productos reprocesados Excesos de stock Ausencia de puntos de control en el proceso Falta de compromiso del grupo Falta de capacitación Ausencia de mantenimiento preventivo Existencia de tiempos muertos en el traslado y manipulación de materiales Hoy, la mayoría de los empresarios industriales están más preocupados por aumentar su producción que en analizar sus costos, cuando una mejora en la productividad les permitiría fabricar más y disminuir costos simultáneamente.

23 CONCLUSIONES La gestión de costos Reducción de costos fijos Tipos Descripción Ejemplos Alternativas Capacidad Operación Estructura Puesta en marcha Depreciaciones, seguros, impuestos Sueldos, mantenimiento, servicios públicos Eliminar estructura, renegociar precio, obtener beneficio impositivo Idem, más políticas de restricción, cambios tecnológicos, MEJORA DE LA PRODUCTIVIDAD Programables Decisión Capacitación, publicidad Controlables por la empresa. No busque en el asesoramiento profesional una receta para reducir costos, sino genere información que le permita detectar puntos fuera de control. Los programas de reducción de costos ayudan a las compañías a crear una CULTURA de planificación y administración de costos.

24 CONCLUSIONES Algunas pautas sugeridas para gestionar costos: Eliminar fallas, desperdicios y en general cualquier actividad que no agregue valor. Armar presupuestos o flujos de fondos a corto, mediano y largo plazo. Tener un controller en la empresa independiente de quienes compran y/o utilizan los recursos. Promover la competencia entre los proveedores por las compras que realiza la empresa. Evaluar a fondo las distintas alternativas de financiación. Solicitar justificación de todo pedido de compra. Analizar la tercerización y/o asociación con clientes/proveedores para una mayor integración en la cadena de valor. Capacite a sus empleados, manténgalos motivados.

25 INTI-Córdoba Av Velez Sarsfield 1561 (frente la Plaza de las Américas) Córdoba Capital, Argentina int 128 Muchas gracias por su atención

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